Opisz przebieg wydarzenia
W zapytaniu podaj termin, miejsce, godziny podawania i oczekiwany charakter ruchu. Przerwa w programie może skupić zamówienia w krótkim czasie, nawet jeśli przez resztę wydarzenia kolejka będzie niewielka. Poinformuj dostawcę o takim scenariuszu. Zapytaj o przygotowanie maszyny przed przyjściem gości i moment odbioru po zakończeniu. Ogólne zasady umów opisujemy też przy wynajmie maszyny do lodów do codziennej pracy lokalu.
Maszyna lub stanowisko z obsługą
Ustal, czy potrzebujesz tylko sprzętu, czy również osoby przygotowującej i podającej porcje. W pierwszym wariancie organizator musi zapewnić przeszkoloną obsługę i warunki higieniczne. W drugim sprawdź dokładny zakres pracy wykonawcy. Zapytaj o mieszankę, wafle, opakowania, środki do mycia oraz usuwanie odpadów. Nie traktuj zdjęcia gotowego stanowiska jako listy elementów w cenie. Poproś o ich wyszczególnienie i określenie odpowiedzialności za uzupełnianie zapasów.
Przekaż wykonawcy plan ustawienia stanowiska i sposób kierowania gości do odbioru porcji. Ustal, czy podawanie ma być dostępne przez cały czas, czy podczas wybranej części programu. Przy imprezie zamkniętej wyjaśnij, kto zatwierdza dodatkowe zamówienia produktów i ewentualne przedłużenie pracy obsługi. Osoba odpowiedzialna po stronie organizatora powinna być dostępna podczas montażu oraz odbioru. Pozwala to rozstrzygać kwestie organizacyjne bez przerywania podawania i odsyłania pracownika do przypadkowych osób.
Potwierdź warunki miejsca
Na plenerze sprawdź osłonę przed pogodą, stabilne ustawienie oraz dostęp do właściwego zasilania. W sali uwzględnij drogę wniesienia, wentylację i ograniczenia organizatora obiektu. Podłączenie powinno odpowiadać wymaganiom urządzenia, także wtedy, gdy w pobliżu działa inne wyposażenie. Ustal dostęp do zaplecza potrzebnego do zachowania higieny. Dostawcy przekaż warunki rozładunku i godziny wjazdu, aby przygotowanie stanowiska nie kolidowało z rozpoczęciem programu lub montażem innych atrakcji.
Zadbaj o warunki rezerwacji
Poproś o ofertę obejmującą dowóz, montaż, pracę obsługi, odbiór i rozliczenie zużytych produktów. Ustal zasady zmiany terminu, odwołania wydarzenia oraz reakcji na awarię. Przy menu przekaż wymagania dotyczące składników i informacji o alergenach. Pomocny będzie przegląd mieszanek do lodów. W Lodziarce wysłanie zapytania jest bezpłatne, a rezerwację, dostępność oraz końcowy zakres usługi potwierdzasz z wybranym dostawcą przed wydarzeniem.